Invitere nye brukere

Enkel invitasjon

Slik inviterer du en enkelt bruker:

  1. Gå til Brukeradministrasjon
  2. Klikk “Inviter bruker”
  3. Fyll inn:
    • E-postadresse - Brukerens e-postadresse
    • Rolle - Velg passende rolle
    • Avdeling - Organisasjonsenhet (valgfritt)
    • Velkomstmelding - Personlig melding (valgfritt)
  4. Klikk “Send invitasjon”

Masseinvitasjoner

For å invitere flere brukere samtidig:

  1. Last ned CSV-malen via “Masseimport”
  2. Fyll inn brukerdata:
    email,firstName,lastName,role,department,customMessage
[email protected],Ola,Nordmann,Analytiker,LCA-avdeling,Velkommen til teamet!
[email protected],Kari,Hansen,Prosjektleder,Miljø,
  3. Last opp filen via “Import brukere”
  4. Bekreft invitasjonene

Invitasjonsroller

Du kan invitere brukere med følgende roller:

  • Administrator - Krever eget administratorgodkjenning
  • Prosjektleder - Kan inviteres av administratorer
  • Analytiker - Kan inviteres av prosjektledere og administratorer
  • Bruker - Kan inviteres av alle med administratorrettigheter

Administrere ventende invitasjoner

Se ventende invitasjoner

I Brukeradministrasjon finner du en oversikt over:

  • Utsendte invitasjoner som ikke er akseptert
  • Utløpsdato for hver invitasjon
  • Mulighet for å sende påminnelse

Sende påminnelser

For å sende påminnelse om ventende invitasjon:

  1. Finn invitasjonen i listen
  2. Klikk “Send påminnelse”
  3. Legg til eventuell tilleggsmelding
  4. Bekreft utsendelse

Påminnelser kan sendes maksimalt én gang per dag.

Trekke tilbake invitasjoner

Hvis en invitasjon må trekkes tilbake:

  1. Finn invitasjonen i listen
  2. Klikk “Trekk tilbake”
  3. Oppgi årsak (valgfritt)
  4. Bekreft handlingen

Invitasjonslenken vil umiddelbart bli ugyldig.

Invitasjonsprosess for mottaker

Motta invitasjon

Inviterte brukere mottar en e-post med:

  • Invitasjon til å bli med i organisasjonen
  • Informasjon om hvem som inviterte
  • Lenke for å akseptere invitasjonen
  • Frist for å respondere (14 dager)

Akseptere invitasjon

For å akseptere invitasjon:

  1. Klikk på lenken i e-posten
  2. Opprett ny konto eller logg inn med eksisterende
  3. Bekreft organisasjonstilhørighet
  4. Fullfør profilen

Avslå invitasjon

Brukere kan avslå invitasjoner ved å:

  • Klikke “Avslå” i e-posten
  • Oppgi årsak (valgfritt)
  • Bekrefte avslag

Invitasjonsinnstillinger

Utløpstid

Administratorer kan konfigurere:

  • Standard utløpstid - 14 dager (kan endres til 7-30 dager)
  • Automatisk sletting - Ventende invitasjoner slettes etter utløp
  • Påminnelsesfrekvens - Hver 3. dag (kan endres)

E-postmaler

Tilpass invitasjons-e-poster:

  1. Gå til Organisasjonsinnstillinger > E-postmaler
  2. Velg “Brukerinvitasjon”
  3. Rediger:
    • Emne
    • Meldingstekst
    • Signatur
  4. Forhåndsvis og lagre

Godkjenningsarbeidsflyt

For organisasjoner med strenge sikkerhetskrav:

  • Automatisk godkjenning - Invitasjoner sendes umiddelbart
  • Administratorgodkjenning - Invitasjoner må godkjennes før utsendelse
  • Totrinnsgodkjenning - Krever godkjenning fra to administratorer

Prosjektspesifikke invitasjoner

Invitere til spesifikke prosjekter

Utover organisasjonsinvitasjoner kan du invitere brukere direkte til prosjekter:

  1. Gå til prosjektinnstillinger
  2. Velg “Inviter til prosjekt”
  3. Spesifiser:
    • E-postadresse
    • Prosjektrolle
    • Tilgangsnivå
  4. Send invitasjon

Midlertidige tilganger

For konsulenter eller eksterne samarbeidspartnere:

  • Tidsavgrenset tilgang - Automatisk utløp etter satt periode
  • Begrenset scope - Kun tilgang til spesifikke prosjekter
  • Kun lesetilgang - Kan ikke endre data

Sikkerhet og compliance

Invitasjonsvalidering

Systemet validerer automatisk:

  • E-postadresseformat
  • Domenerestriksjoner (hvis konfigurert)
  • Eksisterende brukerkontoer
  • Rollebegrensninger

Sporingslogg

Alle invitasjonsaktiviteter logges:

  • Hvem som sendte invitasjon
  • Når invitasjon ble sendt/akseptert/avslått
  • IP-adresse for aksept
  • Endringer i brukerroller

GDPR-hensyn

Ved invitasjoner lagres:

  • E-postadresse midlertidig (slettes etter utløp)
  • Metadata om invitasjonsprosess
  • Brukerens samtykke dokumenteres ved aksept

Rapportering

Invitasjonsstatistikk

Administratorer kan se rapporter om:

  • Antall utsendte invitasjoner per måned
  • Akseptrate for invitasjoner
  • Gjennomsnittlig responstid
  • Avslag og årsaker

Brukeronboarding

Spor hvor godt nye brukere kommer i gang:

  • Tid fra invitasjon til første pålogging
  • Aktivitetsnivå første måned
  • Fullføring av onboarding-oppgaver

Beste praksis

Planlegging

Før du sender invitasjoner:

  • Definer tydelige roller og ansvar
  • Forbered onboarding-materiale
  • Sett opp nødvendige prosjekttilganger

Kommunikasjon

  • Send alltid personlige velkomstmeldinger
  • Informer om forventninger og mål
  • Gi klar informasjon om neste steg

Oppfølging

  • Følg opp uaksepterte invitasjoner proaktivt
  • Kontakt nye brukere første uken
  • Gi opplæring i systemets funksjoner

Feilsøking

Invitasjon ikke mottatt

Hvis inviterte brukere ikke mottar e-post:

  1. Sjekk søppelpost/spam-filter
  2. Verifiser e-postadresse
  3. Be IT-avdeling sjekke e-postfiltre
  4. Send invitasjon på nytt

Problemer med kontoopprettelse

Ved problemer med registrering:

  • Sjekk at e-postdomenet er tillatt
  • Verifiser passordrequirements
  • Kontakt support ved tekniske problemer

Tilgangsproblemer

Hvis nye brukere ikke ser forventet innhold:

  • Verifiser rolle og tilganger
  • Sjekk prosjektspesifikke rettigheter
  • Kontroller organisasjonsinnstillinger